Hallo sobat klikdrag.com, pernah gak sobat ngerasain bikin surat? ... eh maksudnya suratnya banyak, isinya sama, cuma nama dan alamatnya aja yang beda. Nah kalau ngetik satu per satu kan bikin capek ya.., bener gak sih? pasti pernah ngalamin dong yang kayak gitu. Kalau yang belum pernah, boleh deh baca-baca siapa tahu nanti bermanfaat.

Pada kesempatan ini kami akan mengulas sedikit tentang Mail Merge? apa sih mail merge, apa sejenis varian rendang yang enak itu? issst... bukan lah! Mail Merge adalah fitur microsoft word yang berguna untuk membuat dokumen dalam jumlah banyak dimana dokumen tersebut memiliki isi dan format yang sama, namun terdapat beberapa bagian yang berbeda. Bagian ini dinamakan variable atau field. Dengan mail merge maka akan dihasilkan 3 buah file sekaligus, yakni : (1) Dokumen utama, (2) Sumber data (Data Source), dan (3) File gabungan antara Dokumen utama dengan Sumber Data

Gimana caranya bikin mail merge? Oke, sebagai contoh kami akan membuat dokumen reuni yang akan disebarkan untuk beberapa alumni Piksi Input Serang. Langkah-langkahnya sebagai berikut : 
*Pada tutor ini kami menggunakan Microsoft Word 2010, namun dapat juga dipraktekan pada Microsoft Word 2007, 2013, dan 2016.

1. Buka program Microsoft Word pada komputer anda atau notebook teman anda *mohon izin dulu sama temennya, lalu Ketik isi dan format undangan sesuai selera sobat.
2. Tuliskan kata "Kepada" dan "di" pada lembar kerja Microsoft Word. Perhatikan gambar berikut



3. Pilih menu Mailings.


4. Pilih submenu Start Mail Merge 
5. Pilih menu Step by Step Mail Merge Wizard.

 
6. Perhatikan sebelah kanan lembar kerja Microsoft Word, pastikan muncul submenu mail merge. Kemudian pilih letters untuk membuat surat. Lanjutkan dengan mengklik tombol next yang berada di bawahnya.

7. Selanjutnya, klik Use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan, kemudian dilanjutkan dengan mengklik tombol next.

8.  Pilih Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan dimasukkan ke dalam surat. Kemudian klik tombol Create untuk melajutkan.

9. Setelah muncul jendela New Address List, klik tombol Customize Columns untuk mengganti judul data yang akan dimasukkan. Pada jendela ini, sudah terdapat beberapa judul data (field  names), klik delete untuk menghapus judul data tersebut, lakukan satu persatu hingga judul data menjadi kosong.

10. Klik tombol Add untuk memasukkan judul data yang diinginkan. Sebagai contoh, kami ketikkan "Nama", lalu tekan OK. Ulangi proses ini sekali lagi, lalu ketikkan "Tempat"

11. Jika proses tersebut dilakukan dengan benar, maka akan muncul judul data berupa "Nama" dan "Tempat". Kemudian tombol New Entry untuk menambah baris data. Pada kolom "nama", ketikkan nama-nama Orang yang akan diundang untuk reuni, dan pada kolom "tempat", ketikkan domisili dari orang-orang tersebut. Lalu klik OK
                                                                                                                                                                                                   
12. Maka secara otomatis muncul jendela Save. Simpan data yang telah dibuat dengan memberi nama, misalnya "Reuni". Kemudian akan muncul jendela Mail Merge Recipients. setelah itu Klik OK

13. Sekarang kembali ke lembar kerja Microsoft Word, pilih menu Mailings, lalu klik Insert Merge Field, pilih database field, masukkan judul data pada tempat yang sesuai, misalnya nama dimasukkan setelah kata "kepada", dan alamat dimasukkan setelah kata "di"

14. Untuk menampilkan hasilnya, klik menu Preview Results



15. Sampai di sini mail merge sudah selesai dibuat, untuk mencetak dokumen tinggal klik menu Finish & Merge, lalu pilih Print Documents

Nah, gimana sobat klikdrag, cukup mudah bukan.... Oh ya, dengan fasilitas Mail Merge ini, kita dapat membuat dokumen massal dengan lebih mudah efisien.

Selamat mencoba.

Advertisement

1 komentar:

  1. saya juga agak bingung/masih agak bingung , dulu si pas sekolah kyanya pernah belajar kya gini tapi sekarang udah lupa

    ReplyDelete

Jika berkunjung jangan lupa meninggalkan jejak di kolom komentar yah :D

 
Top